Productividad y procrastinación: 6 pasos para ser más productivo

La productividad es fundamental para tener un negocio saludable.

Pero alcanzar una buena productividad no siempre es sencillo, lo se porque a mi me pasa.

Seguro que a ti también te cuesta lograr un buen rendimiento del uso del tiempo.

En este artículo te traigo algunas ideas y trucos que puedes usar para mejorar tu productividad y la gestión del tiempo.

Puedes usar estas ideas junto con otras y combinarlas. Lo importante es que seas capaz de alcanzar tu meta de ser cada día más productivo.

 

PRODUCTIVIDAD: El vídeo del artículo

Reproduce el vídeo mientras haces alguna tarea que no requiera mucha atención y podrás escucharme y aprovechar el tiempo.

 

 

 

1 – Test de productividad

Lo primero que debes hacer para mejorar tu productividad es un test.

Es bastante sencillo. Consiste en apuntar en una libreta todo lo que haces durante una semana.

Cada anotación ha de llevar hora de comienzo y fin y descripción de la tarea.

 

Al finalizar la semana agrupas las tareas por conceptos que pueden ser algo así:

– hacer reportajes o trabajos fotográficos

– retocar fotos

– atender a clientes

– llamadas telefónicas

– gestiones de trabajos de clientes (copias de seguridad, facturas, presupuestos, etc)

– redes sociales

– ocio, pérdida de tiempo, etc.

 

Cuando agrupes los tiempos y los sumes podrás ver en qué pierdes el tiempo y cuánto tiempo pierdes cada día.

Podrás comprobar cuántas horas de tu jornada son realmente productivas y cuántas son distracción.

Piensa que hay muchas horas que parece que estamos trabajando pero solo estamos ante la pantalla del ordenador pensando qué vamos a hacer, pero sin hacer nada.

Esa es también una gran pérdida de tiempo producto de una mala planificación.

 

Gracias a este sencillo test encontrarás tus agujeros negros que se comen tu tiempo.

A partir de ahora sólo has de encontrar el modo de alejarte de ellos y ser capaz de sortearlos.

 

 

2 – Procedimientos básicos que aumentan la productividad

1 – Evita todas las distracciones

Esto es fundamental para ser productivo.

No puedes rendir en tu trabajo si estás expuesto a las distracciones habituales:

– llamadas de teléfono

– avisos de las redes sociales

– clientes que preguntan por ti

– tu familia que te habla

– el correo electrónico que no cesa

Para rendir a un nivel alto necesitas eliminar todo por completo.

 

Imagina que te metes en la gruta más profunda e incomunicada de la tierra.

No tienes acceso al exterior y nadie tiene acceso a ti.

¿Lo estás imaginando?

 

Pues así debe de ser tu entorno de trabajo cuando necesitas y quieres ser realmente productivo.

Piensa que el tiempo no se aprovecha mucho o poco, tan solo se pierde o se gana para tu negocio.

Cada minuto que malgastas es dinero que pierdes.

 

 

2 – Discrimina las mañanas y las tardes

Esto es más lógico de lo que parece pero se nos pasa por alto.

Todos sabemos que nuestra mente y nuestro cuerpo no está igual de alerta y fresco a primera hora de la mañana que después de comer y hasta que terminamos la jornada laboral.

Pero muchas veces comenzamos la jornada con tareas tontas que no requieren esfuerzo como leer el correo electrónico.

 

Esto es un error. Debes de ocupar las mañanas en las tareas más complejas y densas. Aquellas tareas que más requieren de tu mente y tu concentración son las que debes hacer cada mañana.

 

Tareas como:

– diseño de álbumes

– postproducción fotográfica

o aquellas que requieran de ti una mayor concentración y esfuerzo mental deberías hacerlas preferentemente por las mañanas.

 

Por la tarde harás las tareas que son más livianas y repetitivas, las que no necesitan una gran concentración.

Por ejemplo puedes hacer:

– copias de seguridad

– presupuestos

– leer el correo electrónico

– atender a clientes

– gestionar compras

y las que sean más repetitivas ya que sueles hacerlas de modo casi inconsciente.

 

Como es lógico eres tú quien debe clasificar tus tareas y organizarlas para aprovechar mejor tus capacidades en función de la hora del día.

 

 

3 – Organiza tu semana previamente

Un modo de aumentar tu productividad es organizar tu semana previamente.

El domingo por la tarde o el lunes a primera hora revista todas las tareas que tienes pendientes.

En función del grado de dificultad, urgencia y tiempo que necesitas las distribuyes durante la semana.

Eso te permite ir más rápido porque ya sabes qué tienes qué hacer cada día a cada hora.

 

En este planing semanal tienes que dejar huecos para gestiones fijas empresariales o de marketing.

Como no parecen urgentes solemos olvidarlas.

En estos tiempos fijos debes reservar tiempo para contabilidad, gestión empresaria, marketing online y redes sociales, etc.

 

 

3 Métodos para organizar tus tareas

1 – Gestión de tareas GTD (Getting Things Done) de David Allen

El sistema de organización de tareas GTD está ámpliamente extendido en el mundo y es considerado el más eficaz.

Yo lo he estado usando durante bastante tiempo aunque luego le he ido incorporando variantes a mi aire.

En la red puedes encontrar decenas de artículos y blogs que tratan el tema en profundidad.

Incluso si te interesa mucho el tema puedes encontrar el libro de David Allen que es la fuente original.

 

El punto fuerte de este método es que hace que tu mente deje de esforzarse por recordar las decenas de cosas que tienes que hacer.

En lugar de eso usa un método de bandeja de entrada para recopilar todo aquello que has de hacer en algún momento.

Luego pasas por un proceso de clasificación de las tareas de la bandeja de entrada.

Una vez clasificadas las tareas se vas realizando conforme las has organizado.

 

Puedes encontrar programas específicos para este tipo de gestión de las tareas, tanto para ordenador como para teléfono.

Uno de los que yo te diría que probaras es Tootdledo

Es un programa en la nube que puede sincronizarse con tu smartphone.

También tienes una aplicación de escritorio TaskUnifier Pro que te permite sincronizar TootdleDo con tu calendario de Gmail

 

Aplicaciones de listas de tareas hay muchas pero estas dos son para mi las mejores con mucha diferencia, aunque quizás también son algo más prolijas en su funcionamiento.

 

2 – Los cuatro cuadrantes de STEPHEN COVEY

Básicamente el sistema de organización de las tareas de los cuatro cuadrantes consiste en clasificar lo que tienes que hacer en función de dos parámetros: la urgencia y la importancia.

En este sistema realizas en una hoja grande dos líneas que se cruzan creando 4 cuadrantes.

En el superior izquierdo (I cuadrante) pondrás las tareas urgentes e importantes.

En el superior derecho (II cuadrante) pondrás las tareas no urgentes pero importantes.

En el inferior izquierdo (III cuadrante) van las tareas urgentes pero que no son importantes.

Y para terminar en el inferior derecho (IV cuadrante) irán las tareas que no son ni importantes ni urgentes.

gestion tareas 4 cuadrantes - productividad

 

Las tareas del primer cuadrante son las que no puedes dejar pasar, asuntos de especial trascendencia y urgencia.

Un ejemplo podría ser una crisis con un cliente o un proyecto que has de presentar y se acaba el plazo.

Tareas típicas del II cuadrante son tus trabajos habituales para tus clientes, que son importantes pero si están bien de plazo no serán urgentes aún.

En el III cuadrante podrías encontrar tareas que has de atender sin demora pero que no afectan especialmente a tu negocio o vida. Tales pueden ser atender una llamada, presentar la declaración trimestral de impuestos o similares.

Y en el último cuadrante tendrás las tareas de tiempo libre o que haces por tu voluntad pero que no son realmente necesarias como curiosear en Internet una noticia que te han comentado, pasar un rato en las redes sociales o hacer experimentos en Photoshop.

 

3 – Sin listas o por impulso

No, aunque lo parezca no es una broma.

Cuando llevas mucho tiempo haciendo listas puede ser que te sientas agobiado por tener listas interminables y decenas o centenares de tareas en tus listas que no paran de crecer.

Eso puede llevarte a un estrés incontrolado y a una sensación de angustia que no es lo que se pretende.

Si eso sucede lo mejor que puedes hacer es descartar todas tus listas hacer sólo una mínima lista de 3 cosas, las más urgentes e importantes que te vengan a la cabeza.

Hazlas y no te preocupes de más.

Al terminarlas es posible que tengas alguna cosa más apuntada que te ha surgido mientras trabajabas. Simplemente la haces sin más.

Podría ser que se acabara esa lista de las cosas más llamativas para tu mente y que no se te ocurra qué más hacer.

Si es así vete a dar un pequeño paseo y relájate, te lo has ganado: eres el único mortal que tiene todas sus tareas al día.

Seguro que durante el paseo se te ocurren 3 o 4 cosas más que no recordabas. Para eso es el paseo, para relajar tu mente y recordarlas.

Toma nota de ellas y ve a tu despacho a realizarlas.

 

La idea de trabajar sin listas es simple: déjate llevar por aquello que más presiona tus neuronas. Todo lo demás seguramente no es tan relevante puesto que no lo recuerdas en un primer momento.

 

 

4 – La depuración de tus listas de tareas para aumentar tu productividad

Si hay algo que es evidente es que el ser humano tiene comportamientos extremos en algunas ocasiones.

Pasar de no hacer listas a apuntarlo todo hasta un punto obsesivo es más fácil de lo que parece.

Esto puede dar lugar a listas interminables con anotaciones realmente inútiles.

 

Un ejemplo típico son las anotaciones que se pasan meses, incluso más de un año, esperando a ser realizadas. En realidad la has anotado para dejar tranquila tu conciencia porque no tienes intención de hacerla.

Si ves que una tarea se eterniza piensa si realmente la vas a realizar o es un mero deseo, sin mayor importancia ni interés.

Si es un mero deseo bórrala, y si no lo es hazla de una vez y la eliminas ya.

Lo que no puedes hacer es tener en tu lista elementos que no vas a realizar porque tú mismo te estás perjudicando.

 

Tu buzón de correo y tu navegador

Una de las listas más clásicas que es complicado borrar es el buzón de entrada de tu correo electrónico.

¿A que tú también guardas correos electrónicos para no olvidarte que has de hacer algo?

En realidad no sirve de nada. Si has de hacer algo lo haces ya. Si es para acordarte de algo será para hacerlo más tarde, ponle día y hora y archiva el correo.

Las tareas han de estar en tu gestión de tareas y no en tu buzón de correo entrante.

 

Y tu navegador no se queda fuera, también debes tenerlo en orden. A mi me pasa con frecuencia llegar a tener más de 15 pestañas abiertas porque tengo cosas a medias y no quiero que se me olvide algo.

Con el paso de los días me esfuerzo en ir terminando esas cosas y cerrando esas pestañas, pero se que no es fácil porque para mi tampoco lo es.

Lo importante es que seas consciente de ello y que te pongas límites a esa acumulación de pestañas que en el fondo no es más que ruido que te impide ser productivo.

Cuando más ordenado seas y más limpio tengas tu entorno de trabajo más productivo serás.

 

 

 

5 – Haz mapas de tareas

Los mapas de tareas son una de mis mejores armas cuando necesito ser super productivo.

Consiste en planificar al minuto cómo he de hacer una tarea. Qué día voy a comenzar, qué día voy a terminar, qué acciones específicas voy a hacer cada día, por la mañana y por la tarde, etc.

Se trata de describir los pasos que he de dar y lo que yo me marco de tiempo para hacer cada cosa.

Además me apuesto a mi mismo que soy capaz de hacer más rápido de lo que lo he programado.

Normalmente suelo ser capaz de hacerlo más rápido de lo que lo programo, pero me cuesta mucho esfuerzo.

 

Eso me permite acabar la faena antes de lo programado y disfrutar del premio de un tiempo libre extra.

Te invito a que lo hagas y verás que es muy práctico.

 

6 – La gestión del día a día- Técnica del Pomodoro

Esta técnica la desarrolló Francesco Cirillo a final de 1980 y consiste en partir el tiempo de acción y el tiempo de descanso en intervalos fijos.

La idea es alternar ratos de concentración intensa con ratos de descanso obligatorio.

Tomas un temporizador y marcas intervalos de 25 minutos. Durante este intervalo trabajas sin distracciones y al terminar descansas 5 minutos.

También puedes crear intervalos mayores si tu tarea necesita de una mayor concentración y es más lento volver a concentrarse.

Yo uso intervalos de 90 minutos por la mañana con descansos de media hora. Por las tardes alterno una hora de trabajo con 15 minutos de descanso.

Eso siempre que todo va bien y no se tuerce nada y aparecen cosas de excesiva urgencia e importancia claro.

 

Esta técnica te permite tener la mente activa porque te obliga a descansar y evitar la falta de atención por fatiga.

 

 

Tu productividad depende de ti

Como has podido ver en este artículo, tu productividad depende sólo de tus acciones.

Eres tú con la gestión de tu tiempo y con el modo de crear tus listas de tareas el que puedes ser más o menos productivo.

También dependes mucho de tu capacidad de evitar distracciones e interrupciones que te comen tiempo y te retrasan.

 

Espero que con este artículo encuentres algunas ideas y pautas que te ayuden a aumentar tu productividad.

Por cierto…¿te has visto reflejado en algunas de las cosas que he comentado?

¿cómo te organizas tú? ¿conocías estas técnicas o conoces alguna otra que sea interesante añadir?

Comenta tus experiencias y lo que te parece el artículo y no olvides compartirlo en las redes sociales 🙂

 

 

Resumen
Título
Productividad y procrastinación: 6 pasos para ser más productivo
Descripción
Mejora tu productividad y evita la procrastinación en 6 pasos. Alcanza la calidad en la gestión del tiempo y de tus tareas con estas técnicas básicas.
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Marketing para fotógrafos
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3 COMENTARIOS

  • Pingback: Bitacoras.com

  • JG 2016 Oct 01 / 08:10

    Yo apunto mis tareas usando el método kanban en la aplicación Trello. Esto junto a la agenda me resuelve casi toda la organización.

    • Vicente Nadal 2016 Oct 01 / 17:38

      Gracias por tu aporte. Yo también uso ese método para algunos proyectos, pero no en Trello sino en Zoho Project. Es algo más prolijo pero me permite tener más control con las tareas que tienen subtareas.

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