RGPD para fotógrafos. Cómo me afecta y lo implanto.

RGPD para fotógrafos… y te preguntarás qué es eso claro. Me estoy refiriendo al Reglamento General de Protección de Datos de carácter personal que ha entrado en vigor en mayo de 2018.

Nosotros no somos menos y andamos con bastantes dudas sobre cómo afecta el RGPD a los fotógrafos y a nuestros negocios fotografía y sobre cómo debemos implantarlo.

En este artículo es un Manual de RGPD para fotógrafos. Con este artículo ya no tendrás ninguna duda para aplicar la protección de datos correctamente en tu trabajo cotidiano o en tu web.

 

 

1 – RGPD. Qué es y a quién afecta

El Reglamento General de Protección de Datos de Carácter personal es una norma emanada del Parlamento Europeo y como tal es de obligado cumplimiento en todos los países de la Unión Europea y afecta a todas las personas y empresas residentes en ella.

Es un reglamento que aumenta los derechos de los ciudadanos y la protección de datos en comparación con la anterior legislación española, la LOPD, a la que sustituye en todo aquello que mejore los derechos de los ciudadanos.

En España el organismo oficial que se encarga de velar por su cumplimiento es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

La AEPD no tiene como función sancionar el mal uso, que también. Su verdadero papel es ayudar a los empresarios a implantar todo lo que supone el RGPD.

Por eso la AEPD tiene a disposición de todos los ciudadanos un servicio gratis de asesoramiento. Puedes encontrar esta ayuda en la página de HERRAMIENTAS de la Agencia. Aquí verás dos herramientas para hacer consultas. Haz clic aquí para acceder directamente.

También dispone la Agencia de varias guías descargables. Las guías que te recomiendo que descargues y leas son las siguientes (haz clic en cada una para descargarlas):

 – Listado de elementos para el cumplimiento normativo

 – Guía para el responsable de tratamiento de datos

 – Guía para el cumplimiento del deber de informar

 

 

2 – RGPD PARA FOTÓGRAFOS – Vídeo explicativo

 

Si no ves correctamente el vídeo en el blog, haz clic aquí para acceder directamente a él.

Escucha el video mientras trabajas para entender cómo afecta a tu negocio de fotografía este reglamento de protección de datos.

 

3 – Cómo afecta el RGPD a los fotógrafos

El Reglamento General de Protección de Datos te afecta en varios aspectos:

1 – Necesitas tomar sus datos para concertar las citas de trabajo y factura: nombre, teléfono, dirección, DNI, email

2 – Cada una de las fotografías que tomas es un “dato personal” y tiene la misma consideración de seguridad que el resto de los datos que recoges

3 – Estás obligado a informar al cliente de todo lo que afecte a sus datos/fotos: dónde se guarda, quién puede acceder a ellos/as, qué vas a hacer con su datos y fotos, etc.

4 – En tu web debes de cumplir una serie de normas de actuación que exige la ley para todas las webs. Seguro que tienes un formulario de contacto. Eso es una toma de datos

En resumen, no te libras. Has de acometer ciertos cambios en tu modo de trabajar.

Y si estás comenzando en la fotografía es bueno que comiences con buenos hábitos.

 

 

4 – Acciones paso a paso para implantar el RGPD en tu Web

1 – La Política de Privacidad

El RGPD de 2018 obliga a que informes a los usuarios de tu web el uso que harás de la información que obtengas de él. Esta información se hace en la página que contiene la “Política de privacidad”.

Con el RGPD la política de privacidad de todas las webs ha de ser mucho más extensa. Ha de contener mucha más información. Debe ser más clara.

Rebuscando en Internet he encontrado una plantilla fantástica para realizar esta página. Cortesía de nuestros amigos de ARCADINA.

No solo que la han explicado paso a paso sino que la puedes descargar en formato Word para que la implementes en tu web en dos minutos.

Haz clic aquí para acceder a esta plantilla.

Tener esta página en tu web es básico porque sin ella no cumples uno de los más importantes deberes que es el de informar.

 

2 – Casilla de verificación en formularios

Otra de las características del RGPD es que es obligatorio para ti recabar el consentimiento expreso para tratar los datos de tus clientes.

Con la anterior ley bastaba el consentimiento tácito. Se entendía que si una persona se pone en contacto contigo es que te da permiso.

Ahora eso no vale. El consentimiento ha de ser siempre expreso.

Esto te obliga a añadir, en todos tus formularios de contacto, una casilla de verificación.

Esta casilla indica que el cliente “ha leído y acepta la política de privacidad”. Para enviar el formulario es imprescindible que esa esté activada.

Esto lo puedes hacer en WordPress con el plugin Contact Form 7 

 

Comentarios en el blog

Los comentarios en el blog también tienen la consideración de toma de datos. Por eso debes añadir una casilla de verificación idéntica en las cajas de comentario.

Esto lo puedes hacer fácilmente con el plugin WP Comment Policy Checkbox

 

 

5 – Advertencias sobre la toma de datos y el consentimiento expreso

Cuando creas un formulario de contacto, lo haces con una intención comercial. Quieres facilitar que te contacten para pedir un presupuesto o contratarte.

Esta toma de datos no te habilita para luego mandarle publicidad, newsletter o cualquier otra comunicación.

Para que pudiese hacer eso lo tendrías que indicar en tu política de privacidad. Deberías advertir en ella que, además de darles la información que solicitan, les mandarás publicidad.

En realidad esto es ilegal. Si les pides los datos para informar de un precio y quieres también mandar publicidad en un futuro debes poner dos casillas de verificación. Una sería por la política de privacidad y otra recabando el consentimiento expreso para mandar publicidad en el futuro.

Además las suscripciones a bases de datos comerciales exigen la expresión del consentimiento reforzado. Es lo que se conoce con “doble optin”.

Cuando se pide el nombre y email para mandar publicidad o promociones, la persona debe de recibir un email de confirmación.

En ese email se le pregunta de nuevo por su voluntad de incorporarse al fichero. Esta confirmación del consentimiento se expresa haciendo clic en un enlace.

Por eso los datos recabados con motivo de un reportaje no valen para enviar publicidad.

 

Limitación de datos en los formularios

El RGPD tiene seis principios que son bastante restrictivos. Haz clic aquí para leer un artículo que lo explica claro y sencillo.

El segundo principio habla de la minimización de los datos.

Dicho más claro. Solo puedes recabar los datos mínimos e imprescindibles para contactar con tu cliente. No puedes pedir ni guardar ningún dato que no sea realmente imprescindible.

Eso quiere decir que no puedes poner formularios de contacto pidiendo decenas de datos (fecha y hora del evento, nombres, teléfonos, gustos, etc)

El formulario se ha de limitar al nombre, al email y al asunto. Puedes añadir algún otro dato pero solo si es realmente imprescindible. Por mi experiencia no creo que sea así.

 

 

6 – Cómo cumplir el RGPD en tu trabajo de fotógrafo

Hasta ahora hemos visto cómo afecta el RGPD en tu web. Pero no hemos visto cómo te afecta en la toma de fotografías o en tus relaciones con los clientes.

El consentimiento ha de ser expreso. Esto implica que todos tus trabajos han de estar acompañados de un contrato con las cláusulas correspondientes al RGPD.

Sin este contrato y sin la firma expresa de tu cliente autorizando a tomarle fotos y a gestionarlas estarás incumpliendo la ley.

 

En las cláusulas del RGPD incluídas en tu contrato deberás pedir permiso expreso para:

 – tomarle fotos en las condiciones pactadas para el reportaje

 – hacer con ellas exáctamente lo indicado en el contrato de trabajo

 – exponerlas en tu web

 – usarlas en tu blog

 – compartirlas en Facebook, Instagram u otras redes sociales

 – incluirlas en tu portfolio impreso

 – presentarlas a concurso

 – exhibirlas en un escaparate físico a pie de calle

 – cualquier otro uso que se te ocurra que puedas tener para sus fotografías

 

Revocación del consentimiento

Entre los derechos del ciudadano está el revocar el consentimiento por escrito.

En cualquier momento un cliente puede pedirte que borres todas sus fotos de tu web y redes sociales.

 

No puedes oponerte a ello ni añadirle un recargo en el precio.

 

Te recomiendo que leas mi artículo “Contratos de fotografía: todo lo que necesitas para hacerlos bien“. En este artículo podrás descargarte unos modelos de contrato. Estos modelos incluyen un modelo para pedir consentimiento para usar las fotos en la web, escaparate, etc.

Te aviso que si das tus datos para descargarlos pasarás a mi base de datos de suscriptores. Claro que siempre puedes darte de baja después.

 

También puedes descargar más modelos de consentimiento para tomar y usar fotografías. Haz clic aquí para acceder a otra web que contiene otros modelos que puedes usar.

Te recomiendo que hagas una mezcla entre esos modelos y el mío para hacer uno mucho más completo.

 

MENORES DE 14 AÑOS

En el caso de los menores de 14 años serán sus padres o tutores legales los que expresen el consentimiento.

 

 

RGPD. Conclusiones

Como ves hay trabajo que hacer para implantar el RGPD en nuestros negocios de fotografía.

Yo te recomiendo que hagas lo siguiente:

1 – Contacta con la AEPD y haz cuantas consultas necesites. Es están para eso. No has de pagar nada.

2 – Modifica el texto de tu Política de Privacidad con la plantilla de Arcadina. No creo que encuentres nada mejor

3 – Actualiza los formularios de contacto de tu web para minimizar los datos y añadir la casilla de verificación.

4 – Crea contratos de trabajo con cláusulas RGPD para estar en orden.

 

Ahora te toca a ti hacer este trabajo.

Deja en los comentarios cómo lo estás haciendo tú o si tienes alguna duda sobre este tema.

Compártelo en las redes sociales para ayudar a cuantos más compañeros mejor.

Resumen
RGPD para fotógrafos. Cómo me afecta y lo implanto.
Título
RGPD para fotógrafos. Cómo me afecta y lo implanto.
Descripción
RGPD para Fotógrafos. Implanta ya en tu negocio de fotografía el Reglamento de Protección de Datos de Caracter personal de mayo de 2018 y evita sanciones.
Autor
Autor de la publicación
Marketing para Fotógrafos - Vicente Nadal
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