Seguridad en tus fotos: 5 ideas para aumentarla mejorando tu productividad

Seguro que tú también te preocupas por la seguridad en tus fotos. No perder tus archivos fotográficos  es importante y nunca sabes si estás lo bastante seguro.

Además necesitas un método para organizar las fotografías de tus clientes que puedas localizarlas rápidamente.

En este artículo te explico el método que yo uso para garantizar la integridad de las fotos y el sistema que uso para organizar mis encargos.

Te aseguro que es un método rápido y sencillo y que jamás he perdido ninguna fotografía.

 

Seguridad en tus fotos: el vídeo

En este vídeo de mi canal de Youtube te cuento las ideas clave que has de tener en cuenta. Dale al play mientras trabajas.

 

 

1 – Seguridad en tus fotos: estructura de discos

Lo primero que necesitamos para crear una estructura sólida es diseñar la arquitectura de los discos duros en los que vamos a trabajar.

Yo siempre trabajo todas mis fotografías con una caja externa que tiene dos discos duros idénticos con contenido clonado. Lo que se escribe en uno se escribe en el otro. Es lo que se conoce como RAID1.

Esta caja externa la conecto mediante conexión eSATA. Esto me permite compartir esta unidad en la red local y acceder a estas fotos desde cualquier ordenador.

El hecho de que sea externo favorece la portabilidad y la creación del RAID1. Se podría hacer con discos internos pero es más engorroso, no lo podrías conecta directamente a un portátil y no te lo puedes llevar a otro sitio sin llevarte el ordenador de sobremesa.

Este es mi disco F:\

 

Dentro de este disco F creo las carpetas de trabajo en curso.

Para que estas carpetas no se mezclen con los trabajos totalmente terminados tengo otra carpeta llamada “trabajos terminados”.

A esta carpeta muevo cada trabajo que está totalmente acabado, cobrado y entregado.

 

Pero este disco F:\ tiene un espacio limitado. Cuando se está quedando sin espacio muevo los trabajos terminados más antiguos a otra caja con discos que forman la unidad Y:\

Esta caja tiene 5 discos en RAID5. La ventaja del RAID5 frente a otros sistemas más básicos es que los datos están distribuidos con un bit de paridad entre los 5 discos.

De modo que si uno de los discos (o más según qué configuración tenga) se avería no se pierde ningún dato. Basta con sustituir el disco averiado por otro igual y los datos perdidos se regeneran de modo automático a partir de los datos existentes y el bit de paridad.

Esta cambio de disco se puede hacer “en caliente”, es decir, sin necesidad de apagar la unidad RAID5.

La unidad F:\ puede tener uno o dos Tb y la unidad Y:\ puede tener entre cuatro  y siete Tb en función de la capacidad de los discos y su cantidad.

Una unidad RAID5 se puede crear a partir de 3 discos, pero es mucho más aconsejable hacerlo a partir de 5 discos.

Con este sistema de discos te aseguras la integridad de tus fotografías al trabaja con sistemas redundantes.

¿Paranóico? En absoluto. Se me han averiado varios discos y gracias a trabajar de este modo jamás he perdido ni una sola fotografía.

 

 

2 – Productividad en tus fotos: el sistema de carpetas

estructura de carpetas y archivos- seguridad en tus fotos

Una parte fundamental de tu productividad consiste en lo rápido que puedas encontrar los trabajos de tus clientes.

Según cómo generes los nombres de los archivos te será más o menos fácil encontrarlos en el futuro.

Yo me pasé varios días dándole vueltas para encontrar un sistema sencillo de hacer y de utilizar, espero que te guste y te sirva de ayuda.

Para nombrar una carpeta de un trabajo uso los siguientes elementos en este mismo orden:

1 – El año con los dos dígitos finales. Así 2016 sería 16 y 2020 sería 20

2 -El mes y el día con dos dígitos. Así 20 de marzo sería 0320 y 14 de abril sería 0314

3 – La hora del trabajo con dos dígitos. Las 20:30 sería 20 o 21, lo que más te guste.

4 – El tipo de trabajo. Por ejemplo boda, bautizo, industrial, retrato, comunión, producto, evento, etc.

5 – El nombre del cliente.

Cada uno de esos elemento van separados por un espacio en blanco. Ni guiones ni otros símbolos.

La ventaja de usar este sistema es que el modo en que se expresa la fecha y la hora mantiene ordenados a los trabajos de modo cronológico. Otros sistema causan el desorden de las carpetas.

Cuando necesitas encontrar un trabajo es muy sencillo ya que tienes todas tus carpetas totalmente identificadas y ordenadas cronológicamente.

 

Dentro de la carpeta de cada trabajo creo las diferentes subcarpetas que necesito para descargar los archivos originales y para trabajar los archivos hasta el producto final.

La siguiente captura de pantalla muestra un ejemplo real del contenido que te puedes encontrar dentro de una de mis carpetas de trabajo.

En este caso se trata de una boda en la que me pidieron un álbum tipo libro y unas copias para la familia en diferentes tamaños.

carpetas de trabajo - seguridad en tus fotos

 

 

3 – Copias de seguridad de tus fotos en modo local

La seguridad en tus fotos no basta con lo que te he comentado antes. Además hay que hacer copias de seguridad y en algún momento los discos del RAID5 se llenarán y tendrás que hacer una copia de seguridad definitiva con el fin de borrar esos datos y dar paso a trabajos más recientes.

Para hacer esta copia de seguridad local uso otra caja con dos discos idénticos en espejo.

Cuando estos dos discos están llenos los saco, los etiqueto, los guardo y meto otros vacíos.

Pero para que estos dos discos llenos tengan entidad creo e imprimo un índice de su contenido y se lo adjunto a cada uno.

Esto lo hago con un programa gratis llamado Directory List & Print. Puedes descargarlo aquí.

Gracias a este índice puedo conocer el contenido del disco sin necesidad de pincharlo en el ordenador.

 

Como ves mi sistema es triple:

1 – Una unidad RAID1 en la que trabajo

2 – Una unidad RAID5 de copia de seguridad de trabajo reciente

3 – Unos discos de seguridad desmontados (sin caja) de trabajos muy antiguos

 

 

4 – Copias de seguridad de tus fotos en la nube

Aún así estos sistemas podrían fallar o podrías estar de viaje y necesitar acceder a alguno de tus archivos.

Una herramienta que cumple este cometido es BLACKBLAZE.

Por una cuota de 50 dólares al año puedes copiar todos los archivos de todos los discos duros, sin límite, de un único ordenador.

Si deseas hacerlo en más de un ordenador tendrás que pagar otros 50 dólares por cada ordenador.

Como mi disco F:\ está conectado por eSATA esta aplicación lo considera un disco local. Si lo conectase por USB 2.0 o 3.0 no sería así y no podría copiarlo.

Lo sé porque me ha pasado.

En este momento tengo copiados más de 5Tb sumados entre 5 discos pagando sólo 50$ al año.

 

 

5 – Sincronización de archivos en la nube y entre dispositivos

Otro modo de aumentar la seguridad de tus archivos y tu productividad con ellos es tenerlos sincronizados en la nube y entre dispositivos.

Para hacer esto yo uso SugarSync.

Es una herramienta que se parece en cierto modo a Dropbox pero tiene otras funciones muy superiores.

Así como Dropbox permite compartir sincronizar archivos entre dispositivos y terceros, SugarSync permite ir un paso más allá.

DropBox sólo permite compartir los archivos y carpetas que están dentro de la carpeta DropBox.

En cambio SugarSync permite escoger las unidades, carpetas o archivos que desees para sincronizar con la nube o con otros dispositivos con independencia de que sean ordenadores o dispositivos móviles.

Podrías sincronizar sólo una carpeta o eliminar alguna subcarpeta. O una unidad entera si lo deseas.

Yo, por ejemplo, tango sincronizada con todos mis ordenadores la carpeta de los documentos de Word, las facturas emitidas, los informes de clientes, etc.

No necesito llevarme los datos de un pc a otro con un pen, los tengo siempre sincronizados en la nube y de modo automático entre todos mis ordenadores.

Esta aplicación es ideal para tener copias de seguridad sincronizadas de archivos y documentos de oficina, no de fotografía ya que 250Gb cuestan 10 dólares al mes.

 

Conclusiones

Como puedes ver mejorar la seguridad en tus fotos es sencillo y además puedes mejorar también su organización para aumentar tu productividad.

Escribe un comentario explicando cómo lo haces tú.

 

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Resumen
Seguridad en tus fotos: 5 TIPS para aumentarla y mejorar tu productividad
Título
Seguridad en tus fotos: 5 TIPS para aumentarla y mejorar tu productividad
Descripción
Mejora la seguridad en tus fotos y aumenta tu productividad creando un sistema de carpetas que te ayudará a tener siempre a mano tus fotografías
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Marketing para Fotógrafos
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5 COMENTARIOS

  • Pingback: Bitacoras.com

  • Jordi 2016 Dic 06 / 16:01

    Hola Vicente,
    Antes utilizaba Crashplan que es algo similar al BackBlaze que indicas.
    Después de leer tu artículo y visitar la página de BackBlaze veo que tienen dos opciones; Personal y Business, pero a parte del precio (que es mínima) no entiendo bien cual es la diferencia y por ende la que más nos conviene.
    Mil gracias

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    Originalidad 7.2
    • Vicente Nadal 2016 Dic 06 / 16:47

      Entiendo que la diferencia viene a que en el plan personal sólo contrataras un único ordenador, sin posibilidad de ampliar a más.
      En el plan empresa podrás añadir tantos ordenadores como desees y desde una única cuenta de acceso podrás acceder a restaurar cualquier archivo de cualquier ordenador que tengas copiado en la nube.
      Lo he mirado y sólo he visto esa diferencia.

  • Pedro 2016 Dic 09 / 10:57

    Como siempre, muy interesante el articulo, gracias Vicente.
    Si que es cierto que pareces un poco paranoico de la seguridad, yo tambien, como bien dices, el hecho de perder el trabajo realizado siempre es infinitamente más costoso que la inversión en seguridad, yo lo he vivido en alguna ocasión.
    Un saludo

    • Vicente Nadal 2016 Dic 09 / 11:02

      Es cierto. Cuando se lo cuento a mis clientes me preguntan si he tenido alguna vez algún problema y por eso actúo así.
      Yo les digo que es justo al contrario, no los he tenido gracias a actuar así.

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